Durch das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 von Bundestag und Bundesrat beschlossen und verabschiedet wurde, wurde auch der § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) mit einer höchst relevanten Änderung angepasst. Die Änderung besagt insbesondere das Folgende:

Rechnungen zwischen zwei inländischen Unternehmer:innen ("B2B") sind zwingend ab dem 01.01.2025 als E-Rechnung auszutauschen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Bislang kannte das UStG nur zwei Formen von Rechnungen. Dies waren zum einen Papierrechnungen und zum anderen auf elektronischen Wege versendete digitale Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen). Hierbei durfte der Empfänger der Leistung entscheiden, welches Format für ihn akzeptabel und passend ist.

Neuerdings müssen wir von folgenden drei neuen Formaten sprechen:

1. E-Rechnungen
2. Papierrechnungen
3. Sonstige Rechnungen

Dabei kann die E-Rechnung als strukturierter Datensatz verstanden werden, der einer speziellen europäischen Norm entsprechen muss und der für das Menschenauge als solches nicht mehr lesbar ist. Je nach Unternehmen wird die E-Rechnung zukünftig auch lesbar bleiben, wenn das die Rechnung ausstellende Unternehmen für die E-Rechnung das sog. "ZUGFeRD-Format" nutzt, weil dort der elektronische Datensatz mit einem lesbaren PDF-Dokument verknüpft wird. Es gibt aber neben diesem lesbaren Format auch andere gesetzlich legitme Formate, die keine Lesbarkeit ermöglichen.

Wie genau läuft die Umsetzung und Umstellung?

Ab dem 01.01.2025 ist das grundsätzliche Rechnungsformat die E-Rechnung, wenn der Umsatz zwischen zwei inländischen Unternehmer:innen stattfindet. Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich also nichts.

Allerdings besteht für alle Unternehmen eine Übergangsfrist, sodass bis zum 01.01.2027 auch noch auf die E-Rechnung verzichtet werden darf.

Sollte dein Umsatz unter 800.000,- € betragen, wird die Übergangsfrist sogar bis zum 01.01.2028 verlängert.

Wieso ist die E-Rechnung aber dennoch wichtig für dich und mich?

Unabhängig davon, ob du nur Privatkunden betreust, du unter 800.000,- € Umsatz erzielst und die Übergangsfrist nutzen möchtest, du Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG bist oder du Millionen-Umsätze erzielst, musst du dich zwingend ab sofort auf die E-Rechnung vorbereiten. Denn sobald nur einer deiner Lieferanten (z.B. Auto-Leasing-Gesellschaft, Mobilfunk-Anbieter, usw.) auf die E-Rechnung umstellt und dir eine E-Rechnung übersendet, weil er die Übergangsfristen nicht nutzen möchte, musst du die E-Rechnung verarbeiten können.

Mein Fazit lautet daher, dass du die verbindliche E-Rechnung als Chance für dich und deine Business-Struktur nutzen solltest, indem du deine Buchhaltung, Rechnungserstellung und Möglichkeiten von betriebswirtschaftlichen Auswertungen auf digitale Beine stellst. So stellst du sicher, dass du alle Rechnungsformate ab sofort verarbeiten kannst und automatisierst gleichzeitig viele deiner manuellen Prozesse. Diese Zeitersparnis kannst du direkt in Ideen für dein Unternehmen investieren und gewinnst so mehr Freiheit und Kraft für Kreativität.