Je nach Geschäftsmodell kann es für dich Sinn machen eine Registrierkasse bzw. ein anderweitiges Kassenabrechnungsmodell zu verwenden, das nicht nur deine Abrechnung übernimmt, sondern auch den Geschäftsvorfall selbst aufzeichnet. Beispiele sind hier Lebensmittelhändler, wo neben der Berechnung deiner Zahllast an der Kasse auch die Aufzeichnung der verkauften Waren für Besteurungszwecke erfolgt oder auch beispielsweise Warenhäuser, wo an der Kasse neben der Zahlung auch der Verkauf registriert wird. Natürlich können hier auch Restaurants als Beispiel gut herangezogen werden, denn dort wird neben der Berechnung deiner Rechnung auch direkt die verkauften Speisen und Getränke für Buchhaltungszwecke aufgezeichnet.

Da an solche Kassensysteme mittlerweile sehr besondere Erfordernisse und Verpflichtungen geknüpft sind, die dem Zielbild folgen Steuerhinterziehung weiter zu minimieren, besteht grundsätzlich ab dem 01.01.2025 eine Meldeverpflichtung solche genutzten Kassensysteme dem Finanzamt offenzulegen. 

Aufgrund der Tatsache, dass die Schnittstelle zur Meldung der Kassensysteme noch nicht finalisiert ist, verschiebt sich die erstmalige Meldepflicht auf den 01.07.2025. So musst du, falls du ein elektronisches Kassensystem nutzt, dieses über ELSTER bis zum 31.07.2025 dem Finanzamt melden. Solltest du nach dem 01.07.2025 ein elektronisches Kassensystem neu anschaffen, hast du dies innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitzuteilen.

Wichtig: Ein meldepflichtiges Kassensystem beinhaltet Aufzeichnung und Zahlungsabwicklung deines Geschäftes. Solltest du also beispielsweise deine Rechnungen über ein Buchhaltungstool erstellen und nur für Bezahlungszwecke (nicht aber für die Aufzeichnung des Geschäftes selbst) einen Zahlungssystem benutzen, z.B. PayPal oder SumUp, so ist dies nicht von der Meldepflicht betroffen.